為進一步加強學籍檔案管理、查詢和調取工作，提升服務效能，近日，我校繼續教育學院有序開展高等學歷繼續教育學生學籍檔案信息化建設工作，切實保障學籍檔案規范、安全、便捷管理與利用。
繼續教育學院高度重視學籍檔案信息化建設工作，專門成立了以學院領導為組長，各相關科室負責人為成員的工作組，多次召開專題會議，研究部署學籍檔案電子化工作的具體實施方案。在學校相關部門的全程指導和密切配合下，完成了學籍檔案信息化工作的市場行情調研、業務流程咨詢、預算報價審批、公開招標投標、服務合同審簽等一系列工作。
去年12月份，學院會同學校檔案館、項目實施單位召開專題部署會，介紹了學籍檔案的材料類別，明確了工作流程和實施步驟，并要求嚴格按照工作方案穩步推進。一是按年度、學生類別（招生/學籍/畢業）對所有紙質檔案進行規范整理，確保檔案順序準確、分類清晰、資料完整；二是采用專業掃描儀將紙質檔案轉為PDF+圖片格式電子版，確保電子檔案清晰可讀；三是人工核對電子檔案與原始文件，確保信息無誤、內容完整一致；四是按學校統一標準對電子檔案命名后，上傳至學校檔案管理系統備份保存，實現學籍檔案數字化集中管理。
學院采取多項保障措施，保障項目安全、規范、有序推進。一是安排專用場所，明確具體對接人員，夯實項目工作人員保密責任，并對全流程工作實時監控；二是嚴格落實數據備份防護措施，規范檔案整理、掃描、校對和歸檔全流程操作；三是深入項目實施現場，精準掌握工作進度，協調解決有關事宜，確保項目高質量完成。
目前，該項目實施已過半，進展順利，達到了預期目標，按照合同約定，今年6月底全部完成。
此次信息化建設以全流程電子化、數據標準化、服務線上化為目標，嚴格對標教育部學籍電子注冊、學歷電子注冊及檔案管理相關規定，對高等學歷繼續教育學生從錄取、入學、在讀、異動到畢業全周期檔案進行數字化重構。學院將以此次學籍檔案信息化建設工作為契機，進一步加強檔案管理工作，不斷提升檔案服務能力和水平，實現學院學籍檔案管理從傳統紙質存儲向數字化轉型，讓檔案資源更好地服務學校和學院各項工作的開展。
